(+34) 91 436 42 10

Deber de conservación de los libros de contabilidad

Obligaciones Tributarias

Deber de conservación de los libros de contabilidad

//
Publicado por
/
Coms0
/
Cats

El artículo 29 de la LGT (Ley 58/2003), con referencia a las obligaciones tributarias formales, señala que:

1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.

2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:
(…)
d. La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.
En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.
e. (…)

f. La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.
(…).

De forma específica, el artículo 120 de la LIS (Ley 27/2014) dispone que los contribuyentes de este Impuesto deberán llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.

Por su parte, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Volviendo a la LGT, el artículo 70, bajo la rúbrica de efectos de la prescripción en relación con las obligaciones formales, dispone lo siguiente:

1. Salvo lo dispuesto en los apartados siguientes, las obligaciones formales vinculadas a otras obligaciones tributarias del propio obligado sólo podrán exigirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas.
2. A efectos del cumplimiento de las obligaciones tributarias de otras personas o entidades, las obligaciones de conservación y suministro de información previstas en los párrafos d, e y f del apartado 2 del artículo 29 de esta Ley deberán cumplirse en el plazo previsto en la normativa mercantil o en el plazo de exigencia de sus propias obligaciones formales al que se refiere el apartado anterior, si este último fuese superior.
3. La obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente y, en todo caso, en los supuestos a que se refiere el artículo 66.bis.2 y 3 de esta Ley.

Finalmente el mencionado artículo 66.bis.2 y 3 de la LGT establece que el derecho de la Administración para el inicio del procedimiento de comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, prescribe a los 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación o aplicación. Transcurrido dicho plazo, el contribuyente debe acreditar los incentivos que pretenda aplicar mediante la exhibición de la liquidación o autoliquidación y la contabilidad, con acreditación de su depósito durante el citado plazo en el Registro Mercantil.

Y así lo ha recogido la LIS en su artículo 26.5 dice: “El derecho de la Administración para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación prescribirá a los 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación.
Transcurrido dicho plazo, el contribuyente deberá acreditar que las bases imponibles negativas cuya compensación pretenda resultan procedentes, así como su cuantía, mediante la exhibición de la liquidación o autoliquidación y de la contabilidad, con acreditación de su depósito durante el citado plazo en el Registro Mercantil.”

En consecuencia, del conjunto de artículos descritos podemos concluir lo siguiente:
Plazo mínimo de conservación: El plazo mínimo de conservación es de seis años tal como dispone el Código de Comercio.
Interrupción de la prescripción: El plazo de seis años que establece la normativa mercantil cubre de forma suficiente el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias; no obstante, cuando la prescripción se interrumpe, puede determinar la necesidad de conservar los libros por encima del plazo mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria todavía no ha prescrito. Y así lo establece de forma expresa el inciso final del artículo 70.2 LGT.
Datos con origen en ejercicios prescritos: Finalmente hay que considerar la necesidad de justificar las bases u otras partidas pendientes de compensar procedentes de ejercicios prescritos. En estos casos la normativa señala que deberán exhibirse, según cada caso, los libros contables, acreditación de su depósito y soportes documentales, para poder ejercer el derecho a la compensación. De este modo, si las bases imponibles negativas se pueden compensar con las rentas positivas:

– En los 10 ejercicios inmediatos siguientes, deberán conservarse los libros contables y su soporte documental.
– Pasados los 10 ejercicios anteriores, deberá conservarse los libros contables con acreditación de su depósito en el Registro Mercantil. Sin olvidar las propias declaraciones fiscales.

Les sugerimos que revisen la política de conservación de libros por parte de la empresa pues podrían ser requeridos por la Administración Fiscal más allá del periodo de prescripción.

Enero, 2017

Imagen cortesía de Andy Mangold Flicker CC BY-SA 2.0

English EN Spanish ES